Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine Person, die in Unternehmen oder Organisationen dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen erfolgt. Zu den wesentlichen Aufgaben und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten (DSB) zählen die Kontrolle sowie Überwachung der Abläufe im Unternehmen hinsichtlich der Einhaltung relevanter Datenschutzbestimmungen. Mit der seit 2018 geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde in der gesamten EU erstmalig ein einheitlicher Umsetzungsrahmen für den Datenschutz sowie die Datenverarbeitung geschaffen. In Deutschland wird die DSGVO durch eine Neufassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG neu) ergänzt. Europarechtliche Grundlage bilden die Rechte und Freiheiten von Betroffenen, die in Deutschland ihre verfassungsrechtliche Grundlage im Recht auf informationelle Selbstbestimmung finden, d.h. dem Recht, selbst über die Preisgabe und Verwendung der eigenen (personenbezogenen) Daten zu bestimmen. Auch die Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten ist gemäß der DSGVO 2018 unter bestimmten Voraussetzungen gefordert.
Aber welche Aufgaben übernimmt der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen und unter welchen Voraussetzungen muss eine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erfolgen? Viele Unternehmen wissen nicht sicher, inwieweit sie einen DSB benötigen oder was sich alles hinter dem Thema Datenschutz verbirgt. Die Folge – das Thema Datenschutz wird von vielen Unternehmen unterschätzt. Jedoch kann die mangelnde Einhaltung des Datenschutzes sehr teuer werden. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen deshalb, wann ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, welche Aufgaben bei dieser Tätigkeit typischer Weise bestehen und wie Sie die aktuell geltenden Datenschutzgesetze im eigenen Unternehmen umsetzen.
Welche Aufgaben übernimmt ein Datenschutzbeauftragter nach DSGVO?
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt es klare Vorschriften für die Aufgaben und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten (DSB). Die DSGVO legt fest, dass ein Datenschutzbeauftragter unter bestimmten Bedingungen in Unternehmen oder Organisationen zu bestellen ist. Hier sind einige der wichtigsten Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten gemäß der DSGVO:
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO: Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle Aktivitäten der Datenverarbeitung im Unternehmen oder in der Organisation den Bestimmungen der DSGVO entsprechen.
- Beratung: Der DSB berät das Unternehmen oder die Organisation sowie deren Mitarbeiter in allen Fragen des Datenschutzes. Das schließt auch die Schulung von Mitarbeitern ein, um ein Bewusstsein für Datenschutzaspekte zu schaffen.
- Überwachung der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Wenn bestimmte Arten von Datenverarbeitung wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellen, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Der Datenschutzbeauftragte überwacht diese Abschätzungen oder führt sie selbst durch.
- Kontakt mit der Aufsichtsbehörde: Der Datenschutzbeauftragte ist der Ansprechpartner für die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Er kommuniziert mit dieser Behörde und stellt sicher, dass alle erforderlichen Meldungen im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen vorgenommen werden.
- Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde: Der Datenschutzbeauftragte sollte bei Bedarf mit der Datenschutz-Aufsichtsbehörde zusammenarbeiten, insbesondere wenn es um Beschwerden oder Anfragen von betroffenen Personen geht.
- Interne Datenschutzvorgaben: Der Datenschutzbeauftragte unterstützt das Unternehmen oder die Organisation bei der Entwicklung und Umsetzung interner Datenschutzrichtlinien und -verfahren.
- Berichterstattung an die Geschäftsführung: Der Datenschutzbeauftragte berichtet regelmäßig an die Geschäftsführung über die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und gibt Empfehlungen zur Verbesserung.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten je nach Art und Umfang der Datenverarbeitung im Unternehmen variieren können. Die DSGVO enthält jedoch klare Leitlinien, um sicherzustellen, dass der Datenschutzbeauftragte eine wirksame Rolle bei der Sicherung des Datenschutzes spielt.
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Die Datenschutzbeauftragter Aufgaben im Zusammenhang mit dem PDCA Zyklus
Wie auch bei anderen Managementsystemen spielt der PDCA Zyklus auch bei der Umsetzung eines Datenschutzmanagementsystems und somit bei der Tätigkeit als DSB eine zentrale Rolle. Dabei können unterschiedliche Datenschutzbeauftragter Aufgaben den einzelnen Phasen des PDZA Zyklus zugeteilt werden:
Plan – Planung und Konzeption
- Beratung, z.B. bei der Erstellung von Unternehmensrichtlinien (Policies)
- Überwachung, z.B. bei Anfragen im Rahmen der Datenschutzfolgenabschätzung
Do – Umsetzung
- Grundsätzlich nicht operativ involviert
- Ggf. Unterstützung im Einzelfall
Check – Kontrolle und Überwachung
- Beratung, unter anderem Festlegung von KPIs
- Überwachung, zum Beispiel Erfüllungsgrad von DSGVO-Nachweispflichten, ggf. stichprobenartige Kontrollen
Act – Optimierung
- Beratung, z.B. Prozessvorgaben
- Überwachung, z.B. technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß aktuellem Stand der Technik
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Wann ist es Pflicht einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen?
Wie eingangs bereits erwähnt, ist die Benennung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemäß der Datenschutzgrundverordnung unter bestimmten Bedingungen verpflichztend. Zu finden sind die Voraussetzungen unter Art. 37 DSGVO „Benennung eines Datenschutzbeauftragten“. Demnach ist eine Datenschutzbeauftragter Benennung zwingend erforderlich, wenn:
- die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird, mit Ausnahme von Gerichten, soweit sie im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln,
- die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen, oder
- die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen Datenverarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 oder personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 besteht.
Unternehmensgruppen haben die Möglichkeit, einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn dieser von jeder Niederlassung aus leicht erreicht werden kann. Der Beauftragte für Datenschutz kann dabei aus dem eigenen Unternehmen stammen oder als externer Beauftragter bestellt werden. Wichtig ist nur, dass der Datenschutzbeauftragte die erforderlichen beruflichen Qualifikationen und das nötige Fachwissen mitbringt. Nur so kann er nämlich die entsprechenden Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen.
Wie erfolgt die Bestellung des Datenschutzbeauftragten?
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten kann durch die Geschäftsführung oder den Vorstand erfolgen. Der Datenschutzbeauftragte muss aufgrund seiner beruflichen Qualifikation und seiner Fachkenntnisse im Bereich des Datenschutzrechts ausgewählt werden. Er sollte unabhängig agieren können und direkt an die Geschäftsführung oder den Vorstand berichten.
Es ist wichtig zu betonen, dass die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nicht nur eine formale Angelegenheit ist. Der Datenschutzbeauftragte muss in der Lage sein, seine Aufgaben gemäß den Anforderungen der DSGVO effektiv zu erfüllen. Falls die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nicht erforderlich ist, kann es dennoch sinnvoll sein, eine Person zu benennen, die für Datenschutzfragen im Unternehmen verantwortlich ist, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.
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Kann auch ein externer DSB eingesetzt werden?
Ja, gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist es möglich und in vielen Fällen sogar üblich, einen externen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die DSGVO sieht keine spezifischen Anforderungen an die betriebliche Zugehörigkeit des Datenschutzbeauftragten vor. Sowohl interne als auch externe Fachleute können diese Rolle übernehmen.
Die wesentlichen Anforderungen an einen Datenschutzbeauftragten sind:
- Fachliche Qualifikation: Der Datenschutzbeauftragte muss über Fachkenntnisse im Bereich Datenschutzrecht und der praktischen Umsetzung von Datenschutz verfügen.
- Unabhängigkeit: Der Datenschutzbeauftragte muss seine Aufgaben unabhängig und ohne Interessenkonflikte wahrnehmen können.
- Ressourcen: Ebenso muss der Datenschutzbeauftragte natürlich auch über die notwendigen Ressourcen verfügen, um seine Aufgaben effektiv erfüllen zu können.
Wenn ein Unternehmen keinen internen Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen für die Rolle des Datenschutzbeauftragten hat oder die Unabhängigkeit sicherstellen möchte, ist die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten eine sinnvolle Option. Externe Datenschutzbeauftragte werden oft von spezialisierten Dienstleistern oder Beratungsunternehmen gestellt. Diese externen Dienstleister können über breite Erfahrung im Bereich Datenschutz verfügen und bringen oft Fachkenntnisse aus verschiedenen Branchen mit.
Die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten hat den Vorteil, dass das Unternehmen auf einen Pool von Fachleuten zugreifen kann, ohne eine eigene Vollzeitstelle schaffen zu müssen. Dies kann besonders für kleinere Unternehmen oder solche mit begrenzten Ressourcen von Vorteil sein.
Über welche Kompetenzen muss ein Datenschutzbeauftragter verfügen?
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) muss über bestimmte Kompetenzen und Qualifikationen verfügen. Nur so kann er seine Aufgaben gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzgesetze wirksam wahrnehmen. Zu den wesentlichen Kompetenzen gehören:
- Fachwissen im Datenschutzrecht: Der Datenschutzbeauftragte sollte ein fundiertes Verständnis der Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO, sowie anderer relevanten nationaler Datenschutzbestimmungen haben.
- Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens: Der Datenschutzbeauftragte muss die Geschäftstätigkeiten sowie die Art der Datenverarbeitung im Unternehmen verstehen, um spezifische Datenschutzanforderungen adäquat beurteilen zu können.
- Erfahrung in der praktischen Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen: Der Datenschutzbeauftragte sollte Erfahrung in der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen haben, einschließlich der Gestaltung von Datenschutzrichtlinien, der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen sowie der Überprüfung von Datenschutzverfahren.
- Fähigkeit zur Risikobewertung: Der Datenschutzbeauftragte sollte in der Lage sein, Datenschutzrisiken zu bewerten, um somit angemessene Maßnahmen zur Risikominderung zu empfehlen.
- Unabhängigkeit und Integrität: Der Datenschutzbeauftragte muss unabhängig agieren können und darf keine Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben im Unternehmen haben, die die Datenschutzbelange beeinträchtigen könnten.
- Kommunikationsfähigkeiten: Der Datenschutzbeauftragte sollte ebenso über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um mit verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen, einschließlich der Geschäftsführung, Mitarbeitern und der Datenschutzaufsichtsbehörde, effektiv zu kommunizieren.
- Fähigkeit zur Schulung und Sensibilisierung: Der Datenschutzbeauftragte sollte in der Lage sein, Schulungen für Mitarbeiter anzubieten, um das Bewusstsein für Datenschutzfragen im gesamten Unternehmen zu fördern.
- Aktualisierte Kenntnisse: Da sich Datenschutzbestimmungen und -technologien ständig weiterentwickeln, ist es wichtig, dass der Datenschutzbeauftragte sich regelmäßig weiterbildet und über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden bleibt.
Die genauen Anforderungen können je nach den spezifischen Erfordernissen des Unternehmens variieren. Aber im Allgemeinen sind dies wichtige Kompetenzen, die ein Datenschutzbeauftragter besitzen sollte. In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, einen Datenschutzbeauftragten mit entsprechenden Zertifizierungen oder Schulungen auszustatten. So wird sichergestellt, dass er über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt.
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